Organizovanie

ORGANIZOVANIE (O) – je to druhá základná funkcia riadenia. Predmetom organizovania rozhodnutí je rozdelenie úloh na ľudí a vecné prostriedky, rozdelenie rozhodovacích kompetencií a usporiadanie komunikačných ciest medzi vytvorenými čiastkovými oblasťami. O a jemu zodpovedajúce OŠ patria k základným pilierom vedomostí moderného manažmentu.

POSLANÍM ORGANIZOVANIA je vymedziť a hospodárne zaistiť plánované alebo iné nevyhnutné činnosti ľudí (jednotlivcov, kolektívu) pri plnení cieľov a ďalších potrieb firmy alebo jej časti. Využíva výhody deľby práce (hlavne špecializáciu). Zaisťuje koordináciu potrebných činností a vzťahy ľudí, ktorí ju uskutočňujú. Poriadok, spôsob a disciplínu realizovaných činností uľahčuje vymedzením právomocí a zodpovednosti ľudí zúčastnených na organizovaných procesoch. OŠ je tvorená prvkami (miesta, útvary) a vzťahmi (väzbami medzi nimi). Grafické znázornenie nazývame ORGANIZAČNA SCHÉMA.

Na proces O-nia a tomu zodpovedajúcej tvorbe štruktúr sú kladené určité požiadavky. Označujeme ich „OSCAR“ – skratka reťazca požiadaviek, ktoré majú byť procesom O-nia zabezpečené:
– ciele podnikateľskej činnosti (Objectives) – stanovenie cieľov jednotlivcov, kolektívu, firmy a postupov na ich dosiahnutie
– špecializácia (Specialization) – racionálna deľba práce
– koordinácia (Coordination) – zladenie a koordinácia čiastkových procesov deľby práce v priestore a čase, týka sa činností a zdrojov
– právomoc (Authority) a zodpovednosť (Responsibility) – zabezpečuje sa poriadok, disciplína a spôsob realizácie.

Obsahovú náplň organizovania tvorí reťazec nasledujúcich čiastkových procesov:
? stanovenie a usporiadanie činností, ktoré sú nevyhnutné na fungovanie riadeného celku,
? stanovenie a zaistenie racionálnej deľby práce na uskutočnenie vymedzených činností, a to pomocou výhod špecializácie ako aj profesijnej a kvalifikačnej úrovne ľudí,
? zoskupenie (združenie) skôr vymedzených činností tak, aby zodpovedali potrebám riadenia a hospodárnosti prevádzkovania na dosiahnutie stanovených cieľov (potrieb a úloh),
? stanovenie a priradenie úloh ľuďom najmä u vedúcich pracovníkov, ktorí so stanovenou právomočou a zodpovednosťou zabezpečujú plnenie združených činností,
? koordinácia ľudí, zdrojov a prevádzaných činností v priestore a čase tak, aby to zodpovedalo hospodárskej realizácii plánovaných cieľov (potrieb, úloh a zámerov).
V rámci nich je potrebné určiť hĺbku špecializácie, kritéria pre združovanie činností a podrobnosť vymedzenia práv a zodpovednosti.
? vplýva na hospodárnosť organozovaného procesu. Všeobecne platí, že podrobnosť je vhodná pre nemenné podmienky, voľnosť pre dynamickejšie zmeny.

Organizácia ako proces musí zohľadňovať tieto faktory:
1. OŠ musí odrážať ciele a plány, pretože od nich sa odvodzujú činnosti
2. organizácia odráža disponibilnú právomoc manažmentu
3. OŠ ako aj plán musia odrážať svoje prostredie. Pri zostavovaní OŠ a plánov existujú vždy ekonomické, technologické, sociálne a etické predpoklady.

OŠ nemôže nikdy statická efektívna OŠ musí vychádzať z danej situácie.
Proces organizovania:
1. stanovenie cieľov podniku
2. formulácia podporných cieľov, taktík a plánov
3. identifikácia a klasifikácia potrebných činností
4. zoskupovanie činností z hľadiska zdrojov
5. delegovanie
6. horizontálne a vertikálne prepojenie týchto skupín pomocou vzťahov podriadenosti a nadriadenosti a pomocou informačných tokov

OBSAH ORGANIZOVANIA
Obsahom činností organizovania sú tie úlohy, kt. sú spojené s uskutočnením prijatých cieľov, poslania, vízie, stratégie a plánov organizácie. Bez organizácie by plány nemali význam, al. zmysel. O-ním sa zabezpečuje súlad priebehu živej a zhmotnenej práce tak, aby sa určený cieľ splnil čo najúplnejšie. Súlad medzi prvkami a činnosťami spojenými s organizovaním sa zabezpečuje na základe vzťahov nadriadenosti a podriadenosti.

S priebehom O-nia sú spojené 2 základné úlohy, ktoré sú svojou povahou a časovou následnosťou rozdielne:
1. Prvá skupina úloh je spojená:
a) s vytvorením OŠ (ak ide o neexistujúcu organizáciu, pre kt. sú určené alebo vytvorené ciele a plány).
Vytváranie OŠ pozostáva z 2 krokov:
I) rozlíšia sa rôzne možné činnosti, ktoré budú potrebné na zabezpečenie poslania a plánov organizácie – diferenciácia úloh.
II) nájdeme východiská pre zlúčenie príbuzných činností do príslušných útvarov – integrácia úloh. Tvorba útvarov sa realizuje na základe funkčnej príbuznosti, výrobkovej príbuznosti, regionálnej a odberateľskej …
Vytvorené útvary majú podobu výkonných (prevádzky, závody, divízie, dielne…) alebo administratívno–správnych útvarov (referáty, oddelenia, odbory a úseky). Usporiadanosť útvarov vytvára konfiguráciu OŠ, ktorá môže byť:
– vysoká (pyramídová)
– široká (plochá).
Klasické typy OŠ: líniová, líniovo-štábna, líniovo-funkčná
Cieľovo – programové: projektová koordinácia, projektová OŠ, maticová OŠ.

Dôležité pri tvorbe OŠ je určenie postavenia a kompetencie riadiacich orgánov (valné zhromaždenie, predstavenstvo, dozorná rada) a riadiaceho aparátu (top manažment, stredný manažm., 1.stupňový manažm. a priamy nadriadený).
Vytvorené OŠ sa premietajú do organizačno-riadiacich noriem podniku – stanovy, organizačný poriadok, smernice, pokyny, pracovný poriadok…. To stačí.

b) so zdokonaľovaním OŠ (ak ide o existujúcu organizáciu) – ktoré je v existujúcej organizácii nepretržitým procesom. Realizácii všetkých nových plánov by malo predchádzať posúdenie existujúcej (pôvodnej) OŠ a jej zdokonalenie tak, aby sa plány efektívne a úplne zrealizovali.
Zdokonaľovanie OŠ sa v praxi uskutočňuje:
? zoštíhľovaním (lean production, lean management) – zoštíhľovanie výroby, znižovanie počtu výrobných robotníkov, odpredaj nepotrebných objektov a zásob.
? zmenšovaním ( downsizing) – zníženie celkového počtu zamestnancov – pracovníkov aj manažérov, odpredaj pozemkov, sociálnych a rekreačných zariadení…
? vyčleňovaním (outsoursing) – odpredaj, rušenie divízií, dcérskych spoločností, kt. neprodukujú plánované výsledky a spôsobujú tak organizácii problémy.

Reinžiniering – predstavuje zásadné prehodnotenie a radikálnu rekonštrukciu podnikových procesov tak, aby sa mohlo dosiahnuť radikálne dramatické zdokonalenie z hľadiska kritických mier výkonnosti, ako sú kvalita, náklady, služby a rýchlosť.
Podniky, ktoré v súčasnosti realizujú reinžiniering sú tie, ktoré:
? majú veľké problémy a nemajú žiadnu inú možnosť prežitia,
? ešte nemajú tieto problémy, ale ich vedenie má dostatok predvídavosti a uvedomuje si, že takéto problémy môžu čoskoro nastať,
? sú na vrchole svojho výkonu a ich vedenie je ambiciózne a agresívne, reinžiniering považujú za príležitosť na upevnenie svojho vedúceho postavenia pred konkurenciou.

2. Skupina úloh súvisí s vlastnou realizáciou stanovených plánov, teda určením a uskutočňovaním úloh konkrétnymi subjektami manažmentu, ktorí za splnenie plánu zodpovedajú. Pri uplatňovaní funkcie organizovania a z nej vyplývajúcej činnosti a úloh je potrebné hľadať a dať odpoveď na nasledujúce otázky:
? čo robiť?
? prečo to robiť?
? ako to robiť?
? kto to má robiť?
? dokedy to má urobiť?
? kde to má urobiť?