Málo ľudí má dostatok času, a predsa každý vlastní takmer celý čas, ktorý je k dispozícii. Čas – pojem, ktorý všetci z nás poznajú, vedia jeho princípy, výhody i nevýhody, vedia kedy im uteká pomedzi prsty i kedy ho majú navyše, ale stále ho máme málo. Čas nie je možné predĺžiť ani zdvojnásobiť, preto ak chceme získať čas, musíme sa sústrediť na zefektívnenie práce, ktorú vykonávame. Len takto môžeme získať minúty, hodiny dni, ba i mesiace a roky času, kedy pocítime, že ho máme dostatok. Preto sa pri riadení svojho času musíme zaoberať jednak rozvrhnutím úloh kedy robiť, ale najmä, čo robiť.
Rozdeľovanie úloh na dôležité a súrne
Naliehavosť (súrnosť) a dôležitosť sú dva základné faktory, ktoré nielen ovplyvňujú, ale častokrát i určujú výber priorít pri využívaní času. Vždy vystupujú vo vzájomnej kombinácii, ale iba jeden je dominantný. Analýza podľa Eisenhowerovho princípu hovorí o tom, ako nás naliehavé veci pripravujú o energiu a odsúvame tým dôležité. Podľa neho sa dôležité úlohy iba málokedy majú splniť okamžite. Pri rýchlom rozhodovaní sa stanovujeme priority na základe týchto kritérií:
- súrne úlohy
- dôležité úlohy
Preto, podľa týchto dvoch kritérií si rozdelíme úlohy do štyroch kvadrantov, pričom každému z nich priradíme súrnosť a dôležitosť
Dôležité a málo súrne úlohy
Dôležité a málo súrne úlohy (úlohy typu B) sú úlohy, ktoré majú vysoký stupeň dôležitosti, ale ich splnenie je možné odložiť na neskorší termín.
Dôležité a súrne úlohy
Dôležité a súrne úlohy (úlohy typu A) sú veľmi dôležité úlohy, s krátkym termínom ukončenia. Sú to úlohy, ktoré je nutné vykonať osobne, nie delegovať.
Menej dôležité a málo súrne úlohy
Nedôležité a málo súrne úlohy (úlohy typu D) sú úlohy, pri ktorých je najlepšie riadiť sa pravidlom „forget it“ – zabudni na to.
Menej dôležité a veľmi súrne úlohy
Nedôležité a súrne úlohy (úlohy typu C) sú úlohy, ktoré nepovažujeme za dôležité, ale sú naliehavé. Mala by existovať snaha redukovať takéto úlohy, a v čo najväčšej miere ich delegovať.
Generácie vývoja manažmentu času
Vývoj manažmentu času prešiel troma generáciami:
- Prvá generácia – zakladá sa na zápisníkoch na princípe „choď s prúdom, snaží sa nezabudnúť na veci, ktoré je potrebné urobiť v určitom termíne. Je charakteristická jednoduchými poznámkovými blokmi a zaznamenávaním úloh, ktoré prichádzajú počas dňa.
- Druhá generácia – pozostáva z plánovania a prípravy, je charakterizovaná kalendármi a záznamníkmi z porád. Jej cieľom je výkonnosť, osobná zodpovednosť, stanovenie si cieľov, plánovanie dopredu a určenie si budúcich činností a aktivít.
- Tretia generácia – tu je typické plánovanie, určovanie priorít a kontrola. Ide o vysoký stupeň riadenia času, pričom jednotlivým úlohám priraďuje aj priority.
Tieto tri generácie boli podkladom pre zdokonaľovanie manažmentu času a dnes už môžeme hovoriť o štvrtej generácii vývoja manažmentu času. Základom štvrtej generácie je paradigma dôležitosti. Dôležitosť znamená, že vieme určiť, čo je pre nás dôležité a týmto úlohám sa venovať a nenechať uniesť si čas súrnymi úlohami, ktoré nie sú v tejto chvíli dôležité. Teória naliehavosti a s ňou súvisiaci proces stanovenia si priorít figuruje ako jedna zo zásad využívaných pri plánovaní času.
Omyl času – naliehavosť
- Viacerí ľudia majú pocit efektívneho využívania času práve pri vykonávaní úloh, ktoré majú vysoký stupeň naliehavosti. Práve veľa naliehavých úloh v jednom časovom úseku, môže byť spôsobené práve nedostatočným riadením svojho času. Ale pozor, niekedy veľa naliehavých úloh nemusí byť spôsobené práve zlým riadením času, ale tým, že pracovník prijíma na seba veľké množstvo úloh bez prechádzajúceho prehodnotenia danej situácie.
- Niektorí ľudia na sebe pozorujú, že práve pod stresom podávajú lepšie výkony než keby ich vykonávali v kľude. Je to normálny jav a často krát platí pre študentov vysokých škôl, pri príprave na skúšku. Viacerí dosahujú vyššiu efektívnosť ak je tlačený časom, ako keď má dostatok času. Vtedy to láka k flákaniu, lenivosti, vyhováraniu sa.
- Vyšším stupňom je závislosť na naliehavosti. Niektorí ľudia si dokonca uvedomujú, že sú už zvyknutí na adrenalín v krvi a sú na ňom závislí, pretože cítia ako im dodáva energiu. Naliehavosť možno pociťovať ako tlak, napätie, vyčerpanosť alebo vzrušenie. Niekedy je to príjemné a cítime sa byť užitoční.
Rozdeľovanie úloh na dôležité a súrne podľa Eisenhowerovho princípu
Pri rozdeľovaní úloh do týchto štyroch kategórií je potrebné pristupovať veľmi zodpovedne a seriózne, pretože laxný prístup by mohol znamenať vážne problémy pri riešení úloh v budúcnosti. Aj tu platí, že najdrahšie na svete je nesprávne rozhodnutie.
Rozdelenie úloh na kvadranty A, B, C, D
Veľa dôležitých vecí, ktoré prispievajú k celkovým cieľom a dodávajú životu pestrosť a význam, nemá tendenciu pôsobiť proti nám, alebo nás tlačiť. Keďže nie sú až také súrne, sú to záležitosti a veci , ktoré musíme vziať do vlastných rúk.
- Kvadrant A predstavuje to, čo je súrne a dôležité. V tomto prípade musíme venovať činnostiam potrebný čas i pozornosť. Veľa dôležitých vecí sa stáva súrnymi vďaka tomu, že ich odkladáme, neplánujeme.
- Kvadrant B, ktorý nazývame tiež kvadrantom kvality, zahŕňa činnosti dôležité ale nie súrne. Robíme dlhodobé plány a aby sme sa vyhli tomu, že jedného dňa sa nám premenia na naliehavé a dôležité zároveň (teda dostanú sa do I. kvadrantu), snažíme sa im venovať priebežne. Potrebná je vysoká miera sebadisciplíny, pretože tieto úlohy nás nenútia k činnosti.
- Kvadrant C je podobný kvadrantu A, vyskytujú sa tam činnosti, ktoré sú súrne a nie sú dôležité. Je to kvadrant klamu. Rozruch, ktorý sa vyvolá tým, že je niečo súrne, vytvára dojem dôležitosti. V skutočnosti, pokiaľ tieto úlohy nie sú úplne zbytočné, sú dôležité nanajvýš pre niekoho iného, nie pre nás. Veľa času tu strávime tým, že sa zaoberáme prioritami iných.
- Kvadrant D je kvadrantom prebytku . Je rezervovaný pre činnosti, ktoré nie sú ani súrne ani dôležité a nemali by sme sa v nich ani pohybovať. Patria tam činnosti ako klebetenie na chodbách, pozeranie bezduchých televíznych relácií, čítanie nezáživných kníh, možno ich smelo nazvať ako plytvanie časom.
Osobitnú pozornosť venujeme kvadrantu A a C. Sú najnáročnejšie na správny výber priorít a efektívne riadenie času.
Situačná analýza
Problém, ktorý som sa rozhodol riešiť prostredníctvom roztriedenia úloh na základe Eisenhowerovho princípu vyplýva z najbližšieho obdobia a týka sa priamo mojej osoby. Koniec letného semestra priniesol so sebou aj rozhodnutia o rozdelení skúšok a naplánovaní, najmä z časového hľadiska. Keďže viem, že skúšky musím ukončiť najneskôr do 15. júna, plán bol jasný čo najviac na začiatku skúškového obdobia. Plán vyzerá nasledovne:
- 14.5. Foreign trade operations
- 16.5. Ekonomická analýza
- 15.5. Informačné systémy firiem
- 23.5. Manažment času
Samozrejme k plánovaniu som pristupoval s ohľadom na svoje schopnosti a prihliadal som aj na obtiažnosť skúšok. Koncom apríla som dostal úlohu: spracovanie katalógu pre cestovnú kanceláriu. Nebolo možné v tejto situácii povedať nie, pretože už to bola dlhšie pripravovaná záležitosť, na ktorej sme boli obojstranne dohodnutí. Termín: od začiatku do konca mája. Túto úlohu som samozrejme prijal a už som začal uvažovať o skĺbení týchto dvoch povinností. Začiatkom mája som dostal ponuku zúčastniť sa výstavy cestovného ruchu v termíne od 17.5. – 19.5. Taktiež ma čakajú okrem týchto úloh aj iné povinnosti, a to štúdium talianskeho jazyka, drobné pomocne práce v CK a iné. V tom čase začali aj majstrovstvá sveta v ľadovom hokeji 2001. Úloh bolo príliš veľa a času na ich realizáciu málo. Preto bolo nutné zostaviť si schému podľa Eisenhowerovho princípu a roztriediť úlohy podľa ich dôležitosti a súrnosti.
Riešenie problému
Keďže už v minulosti som využíval túto metódu na rozdeľovanie úloh, teraz po doplnení ďalších vedomostí z oblasti manažmentu času som pristúpil k tejto metóde. Keďže je evidentné, že všetko asi nebude možné stihnúť, bude potrebné eliminovať niektoré povinnosti. Za rozhodujúci prvok som zvolil dôležitosť úlohy, vzhľadom k tomu, že nesplnenie niektorej veľmi dôležitej úlohy, ktorá aj keď na prvý pohľad nevyzerá byť súrna, môže výrazne ovplyvniť chod ďalších udalostí napr. nespravenie skúšok. Pre riešenie tohto problému som použil tabuľku rozdelenú na štyri kvadranty, kam som si podrobne rozdelil úlohy, podľa ich dôležitosti a naliehavosti, čo môžeme vidieť na nasledujúcom obrázku:
Dôležité a málo súrne – úlohy typu B
- účasť na výstave
- štúdium talianskeho jazyka
- príprava na skúšky (22,23 máj)
- zabezpečenie víz
Dôležité a súrne – úlohy typu A
- príprava na skúšky (14,15,16 máj)
- prípadová štúdia (MČ)
- príprava katalógu
Menej dôležité a málo súrne – úlohy typu D
- sledovanie MS v hokeji
- kontrola elektronickej pošty
- odpovedanie na listy
- pomoc v CK
- večerná zábava
Menej dôležité a veľmi súrne – úlohy typu C
- spracovanie podkladov pre CK
- dokončenie www stránky
- niektoré semestrálne práce
Takto zostavený rebríček úloh bude teraz pre mňa východiskom pri zostavovaní jednak celkového mesačného plánu, ďalej týždenného a taktiež aj každodenného plánu. V tejto časti by som sa pozastavil nad úlohami typu D. I keď tieto úlohy sú na prvý pohľad úplne nepodstatné a nedôležité pre dosiahnutie vytýčeného cieľa, často krát môžu byť určitým psychickým uvoľnením a pomôžu nám dosahovať vyššiu efektívnosť práce neskôr nad úlohami typu A, B, C.
Ďalej je veľmi dôležité, určiť si, kedy vykonávať jednotlivé úlohy. Úlohy je potrebné diverzifikovať aj taktiež podľa ich náročnosti. Tú môžeme rozdeliť to týchto skupín:
- úlohy náročné na pamäť – štúdium
- úlohy náročné na kreativitu – príprava katalógu, semestrálnych prác
- úlohy náročné na čas – účasť na výstave, štúdium jazyka
- úlohy náročné na fyzické vlastnosti – futbal
- úlohy náročné na psychiku – sledovanie hokejového zápasu
Na základe tohto rozčlenenia je potrebné zaradiť vykonávanie úloh do rôznych oblastí dňa, podľa toho, či ide o ranný či večerný typ. U mňa je zaradenie týchto úloh nasledovné
- úlohy náročné na pamäť – 21.00 – 01.00
- úlohy náročné na kreativitu – 08.00 – 13.00
- úlohy náročné na čas – 16.00 – 20.00
- úlohy náročné na fyzické vlastnosti – individuálne
Na základe tohto rozdelenia pristupujem k tvorbe svojho denného plánu, v ktorom majú prednosť úlohy plánované až na druhom mieste sú úlohy nečakané, ktoré sú súrne. Takéto zadeľovanie úloh a ich presná organizácia mi pomáha dosahovať vyššiu efektivitu práce, pretože mám každý deň pred sebou jasne stanovený cieľ, ktorý akoby sám núti konať a v maximálnej miere eliminovať všetkých časožrútov. A čo je to efektivita práce? Vykonať určitú prácu v rovnakej kvalite za kratší časový úsek, čo môže byť podmiené organizáciou práce, eliminovaním rušivých vplyvov, vyššou koncentráciou nad vykonávanou prácou a pod.
Záver
Veľa ľudí podceňuje riadenie svojho času, ale pritom si vôbec neuvedomuje, koľko minút ba dokonca hodín denne stráca vykonávaním úplne zbytočných činností. A práve s organizáciou práce, riadením času, dosahovaním efektivity práce aj súvisí takéto nízke ohodnotenie pracovnej sily. Vypracovanie tejto práce malo pre mňa veľký prínos pre pochopenie dôležitosti riadenia svojho času a uvidíme čo prinesie mesiac máj, ktorý som si vďaka tejto práce dôsledne rozdelil do činností dôležitých, menej dôležitých, súrnych a menej súrnych. Ďalším krokom bude vypracovanie týždenných a denných plánov pre dokonalé koordinovanie všetkých aktivít.
Použitá literatúra:
1. Čepelová, A. : Manažment času. Bratislava, Vydavateľstvo EKONÓM 2000.
2. Materiály študentskej organizácie AIESEC